Vivemos tempos nos quais estão claras as nossas falhas de comunicação. Em um distanciamento que faz da informação algo necessário e valioso. Porém, sem uma comunicação segura, revisada, bem estruturada e adequada a cada interlocutor, o que é para constituir uma base simples e forte de conexão e engajamento, se torna um ponto de conflito, de julgamento e de questionamento.

A comunicação pública, por exemplo,  é fundamental em todas as frentes: na de informar, de esclarecer e de engajar. É dever do Estado compartilhar informações corretas, combater “Fake News” e comunicar de forma regular, fácil e transparente. Diferente disso, se dá o caos.

Imaginem… As pessoas precisam de direção. Mesmo donas do seu livre arbítrio, demandam de informações orientativas sobre como lidar com o que a sua comunidade apresenta como regra, com o que é facultativo e com o que oferece liberdade sem desrespeito ao espaço que é do outro. Muita coisa não é? Imaginem se a comunicação não for clara!

Buscamos algumas dicas de como fazê-la de forma íntegra, interna e externamente. Nos grupos fechados, liderados e orquestrados por uma política, e para seus públicos de interesse. Enfim, dados que possibilitem nossas equipes repensarem a comunicação dando a ela o poder que lhe é peculiar. O de informar, esclarecer e engajar. O de trazer reflexão…

Então vamos lá!

Uma boa comunicação interna é essencial para o dia a dia de trabalho. Para atuar com eficiência, as equipes precisam estar bem informadas sobre o que acontece de mais importante na organização, já que são elas as primeiras a multiplicarem as suas sensações sobre. Por isso, é necessário ficar atento aos problemas de comunicação nas empresas e sempre buscar as melhores formas de resolvê-los.

Os principais problemas de comunicação nas empresas são: mensagens perdidas, falta de comunicação entre equipes, reuniões ineficazes, sobrecarga de e-mails, desorganização de projetos, falta de feedback e falta de segmentação de público-alvo.

Neste caminho, para uma boa comunicação:

  • a direção da empresa precisa se dedicar não apenas à valorização do cliente, mas também dos colaboradores em geral;
  • a gerência também deve adotar essa visão e ser capaz de exercer liderança, transmitindo motivação, valores e iniciativa, além de responsabilidades e demandas;
  • as informações devem ser compartilhadas entre todas as áreas da empresa, integrando departamentos e estimulando a colaboração;
  • os funcionários devem estar cientes dos objetivos da empresa, como ela se propõe a atender seus clientes e qual o seu papel no cumprimento desses objetivos;
  • todos os integrantes da empresa devem compreender o propósito da sua atividade e se sentirem motivados a trabalhar juntos em prol dos resultados;
  • treinamentos, capacitações e confraternizações devem ocorrer regularmente para otimizar o trabalho, assim como reforçar atitudes e valores da empresa;
  • os colaboradores devem ter acesso a feedbacks e avaliações de desempenho com critérios transparentes para medir e acompanhar seus esforços;
  • a informação precisa fluir de maneira contínua por toda a empresa, preferencialmente por meio de canais diretos, como e-mail, aplicativos ou plataformas intranet;
  • a comunicação deve ser uma via de mão dupla, na qual os colaboradores têm a liberdade expressar suas necessidades, sugestões e críticas para as lideranças da empresa;
  • e, por fim, para construir um ambiente de plena colaboração e confiança mútua, é preciso que existam claros esforços em atender às necessidades e expectativas dos colaboradores.

Dito isso, construímos uma boa base para a comunicação interna. Só que os problemas de comunicação interna e externa, como eles se relacionam, como afetam o diálogo com o público da organização e, em última análise, os resultados do empreendimento, demandam um olhar para o que “sai da empresa” no que tange a comunicação dela com o externo.

Como construir uma comunicação externa adequada, consolidada e amparada no que se constituiu dentro?

  • A mensagem deve ser uniforme: o plano de comunicação deve definir como os valores, atributos e a imagem da empresa serão utilizados;
  • A mensagem deve ser adaptada para os diferentes canais informativos: embora as informações sejam homogêneas, elas precisam ser personalizadas de acordo com a ferramenta adotada e o público atingido;
  • As mensagens precisam levar em conta o tempo: para obter maior impacto, o planejamento deve contemplar também dias e horários mais adequados para a comunicação.

Enfim, espero que tenhamos ajudado… Afinal, comunicar não é mole, não!

Juliana Silveira é co-founder da Dtail Gestão de Conteúdo e criadora do blog New Families, onde escreve semanalmente com um olhar de sensibilidade única sobre o recomeço da família após o divórcio

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